Sempre più frequentemente le aziende scelgono di esternalizzare la gestione e l’elaborazione delle buste paga nonché degli adempimenti e dei processi correlati quali, ad esempio, rilevazione presenze, comunicazioni obbligatorie, adempimenti fiscali e contributivi periodici, note spese, ecc..
L’obiettivo è quello di governare al meglio ogni aspetto legale, fiscale, contributivo e sindacale legato alle retribuzioni del personale dipendente, ambiti soggetti a frequenti variazioni normative e interne all’azienda (ad esempio contratti di primo e secondo livello).
L’esternalizzazione consente di affidarsi ad un partner che detiene le competenze tecniche e tecnologiche che vengono messe a disposizione del cliente in logica end-to-end.
A volte però, nella fornitura di questi servizi, non viene rivolta la giusta attenzione ad un aspetto particolarmente delicato: la gestione dei flussi informativi legati al costo del lavoro e agli elementi patrimoniali correlati.
Ci stiamo riferendo a quelle informazioni gestite e generate all’interno della funzione HR (anche con l’ausilio dell’outsourcer), che devono essere trasferite alla funzione Finance al fine di alimentare i sistemi contabili e gestionali aziendali.
Si tratta quindi di dati e informazioni fondamentali per l’impresa, che interessano due aree aziendali con obiettivi e bisogni differenti:
Aree e obiettivi differenti, distinte visioni nel considerare questi flussi informativi, linguaggi diversi: come si può agevolare il trasferimento di questi dati ed informazioni dalla funzione HR a quella Finance? Come si può perseguire l’obiettivo aziendale comune di corretta gestione del dato?
Occorrono competenze specifiche e trasversali.
Il processo di trasferimento di questi flussi informativi, necessita una spiccata sensibilità alle tematiche di natura contabile e gestionale: raggruppare le voci paga nei diversi conti contabili economici e patrimoniali, saper gestire ogni aspetto contabile legato al “carico e scarico” del fondo TFR, conoscere il funzionamento dei ratei del personale e le modalità di contabilizzazione come gestire la posizione di un dipendente che “passa” da un centro di costo ad un altro.
Questi sono solo alcuni esempi di attività indispensabili la cui gestione richiede competenze specifiche ma che generalmente non sono presenti e/o non sono trasversali alle funzioni HR e Finance.
Spesso gli interlocutori Finance hanno difficoltà a trovare una risposta completa e in tempi rapidi ai propri bisogni legati ai costi del lavoro e delle poste correlate.
Una risposta estremamente valida e vantaggiosa è quella di esternalizzare oltre ai servizi payroll, anche tutti gli aspetti contabili e di controllo di gestione legati a paghe, imposte e contributi.
Per questa ragione F2A, società del fondo Ardian, leader nel panorama italiano dell’outsourcing in ambito Risorse Umane e nelle aree di Amministrazione, Finanza e Controllo, grazie alla naturale predisposizione verso i servizi integrati e alla multidisciplinarietà delle proprie competenze offre alle società il servizio di payroll accounting, unico nel suo genere, caratterizzato dalla presenza di un team esperto e specializzato nelle tematiche legate agli aspetti economici, patrimoniali e finanziari della contabilità del personale.
Il team di lavoro di F2A dedicato al servizio di contabilità payroll ricopre un ruolo fondamentale nella fase di start-up dei clienti che esternalizzano l’elaborazione delle buste paga. Durante la fase di avvio del servizio, vengono svolte attività fondamentali quali l’analisi del piano dei conti, la mappatura delle c.d. “voci paga”, la progettazione della reportistica di natura contabile e gestionale e la realizzazione e verifica degli impianti contabili.
Poter usufruire di competenze specifiche nella fase iniziale del servizio permetterà al Cliente di gestire più fluidamente e facilmente i flussi informativi a seguire.
Di rilievo la consulenza di F2A anche in caso di modifica del piano dei conti del Cliente, cessioni/acquisizioni di un ramo d’azienda e operazioni straordinarie che rappresentano una delicata fase nella vita di ogni azienda, anche a livello contabile e gestionale.
F2A è in grado di offrire un servizio di payroll accounting che spazia dall’implementazione di prospetti contabili personalizzati allo sviluppo di un tracciato record coerente con i prospetti contabili standard e personalizzati ed eventuali servizi di supporto e formazione.
Molto apprezzate le personalizzazioni per il Cliente, quali attività di analisi e riconciliazione delle registrazioni contabili effettuate dal Cliente rispetto ai dati contabili forniti da F2A, supporto in caso di modifica del piano dei conti, in caso di cambio ERP, pacchetti di assistenza con consulente dedicato e corsi di formazione destinati ai dipendenti delle Società in tema di contabilità del personale.
Il gruppo di lavoro F2A payroll accounting, inoltre, pianifica un supporto programmato e sistematico ai team F2A dedicati al servizio di elaborazione delle buste paga.Questo consente al cliente di F2A di attingere ad un polo di professionisti e specialisti con conoscenze specifiche e, allo stesso tempo, trasversali, garantendo un unico interlocutore con elevate competenze.
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