In un ambiente sempre più dinamico ed esigente, enti e aziende hanno la necessità di massimizzare i risultati, misurando costantemente le proprie performance, minimizzando le inefficienze e organizzando il lavoro dei propri dipendenti in modo ottimale, alternando turni, ferie e giorni di riposo in modo da valorizzare le performance e il tempo dei dipendenti, dentro e fuori dall’ambito professionale. L’organizzazione aziendale 2.0 deve rispondere in modo armonico e puntuale a molteplici esigenze: dalla riduzione dei costi del personale all’effettivo sfruttamento degli impianti, dalla riduzione dei costi energetici nelle ore notturne e nei giorni feriali, alla corretta gestione del magazzino e degli orari di apertura. Esigenze che necessitano di un monitoraggio costante e di un aggiornamento periodico delle metodologie di lavoro. L’obiettivo: una gestione sempre più puntuale della programmazione aziendale e dei turni di lavoro.
L’organizzazione dei turni di lavoro è un’attività complessa che richiede capacità di analisi, di programmazione e mediazione tra le esigenze dell’azienda, dei clienti e del personale. La società di successo nel 2019 è quella società che è in grado di riuscire a trovare un equilibrio tra esigenze di programmazione aziendale e un’efficiente gestione delle risorse umane e dell’organizzazione nel suo complesso. I costi del personale, diretti e indiretti, sono una delle voci più consistenti all’interno dei bilanci di enti e imprese. Con l’aumentare della complessità aziendale e delle flessibilità richiesta dal mercato, è dunque essenziale saper rispondere alle esigenze di turnazione del personale, per evitare il ricorso a straordinari non necessari, gestire i carichi di lavoro in maniera ottimale e ridurre i rischi di mancata reperibilità del personale qualificato a svolgere uno specifico incarico in un determinato momento. Saper organizzare i propri dipendenti, valorizzando le capacità individuali, massimizzando, al contempo, le performance dei singoli, è sempre più un elemento critico che attesta la capacità di un’impresa o un ente nel riuscire a garantire elevati standard di qualità verso i propri clienti.
Esempi di aziende che faticano nell’organizzare le diverse fonti di dati per generare un flusso omogeneo di lavoro o la scarsa tempestività di risposta a ogni mutamento e imprevisto sono all’ordine del giorno. Quante volte accade di trovarsi di fronte all’incapacità di gestire una grande mole di dati tra turni, stipendi, straordinari, permessi, ferie e richieste extra? È sempre più comune e sempre più un problema, soprattutto con il moltiplicarsi delle tipologie di collaborazione, la possibilità di lavorare in remoto e la necessità di far fronte a picchi di lavoro improvvisi o situazioni straordinarie. Una società che opera nel 2019 è una società che deve far fronte ad una sempre maggiore flessibilità, che inevitabilmente si traduce in una necessità di semplificare l’organizzazione aziendale e di rafforzare la comunicazione interna tra i diversi livelli organizzativi, così da allineare le esigenze aziendali a quelle di organizzazione. Una responsabilità che grava sulla Direzione Risorse Umane, che spesso si avvale di strumenti quali Excel per gestire una pluralità di dati: orari, retribuzioni, assunzioni full time, part time, collaborazioni occasionali, rapporti con provider e consulenti esterni, etc. Dati che hanno una granularità diversa, che afferiscono a diversi ambiti dell’organizzazione e che, se utilizzati in modo inefficiente, possono inficiare in maniera profonda la qualità del servizio/prodotto offerto e impattare in maniera profondamente negativa sulle performance dei dipendenti. Per questo si rende sempre più necessaria una gestione minuziosa, che sia al passo coi tempi e che consenta di fornire risposte dinamiche alle esigenze che di volta in volta emergono.
F2A, con un’esperienza di oltre 50 anni nella valorizzazione del capitale umano aziendale, fornisce la soluzione adeguata per rispondere con flessibilità alle esigenze delle aziende e degli enti pubblici. La soluzione Archimede HR è lo strumento ideale che rende la creazione di turni un processo facile, efficiente ed economico. La soluzione Archimede HR, oggi totalmente integrata nella suite My Area F2A, è il programma completo per turni di lavoro impiegato da svariate realtà di tutto il nostro Paese in quanto si adatta alle diverse necessità della struttura in questione (ad esempio aeroporti, call center, case di cura e di riposo, ospedali, comandi di polizia, enti pubblici e società di servizi).
Particolarmente apprezzata la possibilità di collegare le funzionalità della pianificazione dei turni con la funzionalità della gestione presenze e assenze.
La soluzione completa e flessibile per il Workforce Management
La soluzione Archimede HR risponde a tutte le specifiche esigenze di turnazione e permette di semplificare la progettazione e la gestione dei turni del personale, consentendo la creazione di turni ottimizzati secondo le peculiarità e le esigenze di ciascuna realtà. Unendo la semplicità d’uso alla facilità di generare statistiche e dati storici sui turni svolti dai dipendenti, il software Archimede per il Workforce Managament è una piattaforma di prodotti integrati che elabora in maniera armonica i dati legati alla gestione operativa del personale, generando un flusso unico di dati. Un prodotto flessibile che, attraverso una serie di soluzioni applicative integrate fra loro, è in grado di alimentare sistemi esterni di elaborazione paghe e interagire con software gestionali. Una soluzione che massimizza l’efficienza per i responsabili HR e permette di memorizzare e gestire tutte le informazioni relative alle anagrafiche lavorative, dalle qualifiche di ciascun dipendente sino agli strumenti e macchinari utilizzati, aggiornando in modo automatico tutti i sistemi della piattaforma.
Come già detto, la soluzione è utilizzata da aziende ed enti di diversa dimensione che operano in molteplici settori: con un’attribuzione dei carichi di lavoro in modo funzionale e una pianificazione preventiva trimestrale, riduce gli errori, minimizza gli sprechi di tempo e diminuisce il ricorso sistematico a straordinari e reperibilità, rendendo più efficiente l’impiego della forza lavoro. L’obiettivo è garantire un’elevata performance ponendo al centro il benessere del dipendente, in termini di gestione del proprio tempo. Tramite una rilevazione delle presenze e del controllo orari, pratica e precisa, l’applicazione è in grado di mettere in relazione i dati delle presenze con quelli della gestione turni e visualizzare in ogni momento le presenze in funzione del carico di lavoro e dei turni da coprire. Il tutto integrato con un sistema di rilevamento timbrature, per verificare in tempo reale la corretta copertura dei turni assegnati.
Fornendo un quadro completo sulle informazioni inerenti all’organizzazione del personale, aggiornabili in tempo reale, la soluzione si configura come uno strumento di pianificazione e programmazione dei turni e delle attività, che genera in maniera automatica i fabbisogni per turno, ottimizzando la scelta del personale in termini di FTE, tipologie di part-time e costi del personale. La soluzione consente di rendere equa e trasparente la gestione del personale e delle presenze, sempre aggiornate in tempo reale, anche in caso di fluttuazioni nei carichi di lavoro. Una risposta rapida ed efficace, che consente di diminuire la spesa complessiva del personale stimando le effettive necessità, confrontando diversi scenari per prevedere le possibili evoluzioni nel piano di lavoro al crescere delle esigenze.
Organizzando i dati HR attraverso un approccio coerente e uniforme, la soluzione assegna i turni e/o le attività al personale disponibile, generando il miglior calendario ottimale per un periodo di riferimento della durata desiderata. La Direzione delle Risorse Umane può così monitorare facilmente e risolvere tempestivamente eventuali problematiche che comportano modifiche alla turnazione prestabilita, tenendo conto delle assenze o indisponibilità del personale; in caso di variazioni, infatti, tutta l’azienda, dai manager al personale è in grado di ricevere informazioni in tempo reale.
Completando la già ampia offerta F2A, la soluzione Archimede HR è la prima soluzione italiana per la gestione dei turni e degli orari di lavoro, consentendo ad enti ed aziende di gestire i dati operativi HR in un unico spazio centralizzato, aggiornato in real time. Grazie ad un’interfaccia altamente user friendly e a un livello avanzato di comunicazione all’interno dell’azienda, è la soluzione ideale per ridisegnare l’habitat aziendale operando in modo che efficienza e sostenibilità non siano obiettivi irraggiungibili ma prassi quotidiane. Inoltre, la soluzione è multilingua e può essere utilizzata in maniera univoca da tutte le filiali estere nella lingua di riferimento.
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